conservation des bulletins de salaire par l employeur
Aprèsaccord des salariés, les employeurs pourront désormais leur remettre des bulletins de paie électroniques. Ces données devront être archivées pendant 5 ans. La loi de simplification et
L'élaboration de la fiche de paie est un moment incontournable pour tous les employeurs. Retrouvez dans cette fiche toutes les mentions qui doivent obligatoirement y figurer. La délivrance du bulletin de salaire, ou fiche de paie, s’applique à toutes les personnes salariées ; toutes les personnes qui travaillent pour un ou plusieurs employeurs, quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations ; la forme, la nature et la validité de leur contrat. Vous pouvez télécharger nos modèles directement sur le site taux 2017 à jour fiches de paie pour non cadres fiches de paie pour cadres fiches de paie pour apprentis 1. La remise de la fiche de paie L’employeur doit remettre à chaque salarié une fiche de paie comportant diverses mentions dont certaines sont obligatoires ou, à l’inverse, interdites. Il a la possibilité de remettre ce document selon les modalités suivantes en main propre ; par courrier ; par voie électronique. Le bulletin doit être remis à chaque paie. Sa périodicité peut être différente par quinzaine, chaque mois, etc. En cas de rupture du contrat de travail, il est remis à la date de fin du contrat. Important En cas d’absence du salarié au moment de la remise du bulletin, l’employeur est tenu de le lui faire parvenir par tout moyen. Il ne suffit pas de le tenir à sa disposition. La non remise du bulletin de paie peut entraîner une condamnation de l’employeur au versement de dommages-intérêts et elle peut faire l’objet d’une amende prévue pour les contraventions de la troisième classe. Cette amende est multipliée par le nombre de bulletins manquants. 2. Les mentions obligatoires dans la fiche de paie La fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. S’il établit un bulletin irrégulier, l’employeur est là encore passible d’une amende de troisième classe, cette amende étant multipliée par le nombre de bulletins irréguliers. En outre, le salarié peut également demander des dommages-intérêts. Ces mentions obligatoires sont le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ; la référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale Urssaf, MSA, le numéro de Siret, le code APE pour certaines entreprises ; l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ; le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ; la période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause travail de nuit, ou lors d’un jour férié, par exemple et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ; l’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail salariés payés à la tâche, pigistes… ; le montant de la rémunération brute du salarié ; la nature, l’assiette, le taux et le montant des cotisations salariales regroupées en six grandes rubriques sécurité sociale maladie, vieillesse, assurance chômage, retraite, AGFF, APEC, s’il y a lieu, régime de prévoyance et de frais de santé et régime de retraite supplémentaire ; le montant de la somme effectivement perçue par le salarié ; la date de paiement de cette somme ; les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ; le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels. Remarque depuis le 1er janvier 2015, les cotisations patronales ne sont plus une mention obligatoire, conséquence de la réforme de la simplification du bulletin de paie. Les entreprises peuvent adopter de façon volontaire ce nouveau bulletin de paie. L’objectif est de généraliser ce bulletin de paie d’ici 2017. La fiche de paie doit également contenir une mention, en caractères apparents, qui incite le salarié à le conserver sans limitation de durée. A titre d’exemple, le bulletin de paie peut indiquer Pour faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ». La fourniture, par l’employeur, d’un logement et d’un véhicule constitue un avantage en nature qu’il y a lieu d’inclure dans le montant de la rémunération du salarié et qui doit être indiqué sur le bulletin de paie qui lui est remis. La date d’ancienneté figurant dans le bulletin de paie vaut présomption de reprise d’ancienneté sauf si l’employeur rapporte la preuve contraire. 3. Les mentions interdites Le bulletin de salaire ne peut contenir une mention concernant l’exercice du droit de grève. Dans ce cas, l’absence qui engendre le non-paiement des heures de grève portera la mention absence non rémunérée ». Le bulletin de paie ne peut également indiquer l’activité de représentation heures de délégation des salariés. La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie établi et fourni par l’employeur. Cette fiche a le même régime juridique que le bulletin de paie. 4. La fiche de paie électronique, un document légal La délivrance d’un bulletin de salaire électronique est légale depuis la loi du 13 mai 2009 dite de simplification et de clarification du droit et de l’allègement des procédures ». Il a donc la même valeur juridique que celui remis sur support papier. Cette remise sous forme dématérialisée n’est possible qu’avec l’accord du salarié et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données, c’est-à-dire que le bulletin ne puisse pas avoir été modifié, volontairement ou non. 5. L’acceptation et la conservation de la fiche de paie Le fait d’accepter la fiche de paie n’interdit pas au salarié de contester l’exactitude des sommes indiquées. Ainsi, l’acceptation sans protestation ne peut valoir de sa part renonciation au paiement dû selon, la loi, le règlement, la convention collective applicable, l’accord collectif du travail, le contrat de travail pour tout ou partie du salaire ; les indemnités ou accessoires de salaire. Le salarié peut contester les sommes exposées dans le bulletin de paie, pendant cinq ans, devant le conseil des prud’hommes. Il appartient alors à l’employeur de prouver qu’il a bien payé le salaire dû, notamment par la production de pièces comptables. L’employeur doit de toute façon conserver un double du bulletin de paie pendant cinq ans, soit sur support papier, soit sur support informatique, et même dans le cas d’une transmission sous forme électronique. Offrepubliée hier - Contrat travail saisonnier - 2 Mois - 35H Travail samedi et dimanche - 2 jours de repos hebdo - Salaire : Horaire de 11,07 Euros - 48 - PONT DE Une solution simple, rapide et ultra économique le bulletin de paie par email ! À l’ère du digital, et au regard de la législation, vous envisagez de dématérialiser vos bulletins de paie, c’est bien ! Bien pour vous, pour vos salariés, pour l’environnement… bref, une très bonne idée pour est naturellement une solution envisagée pour envoyer vos bulletins de paie. Rien n’est plus simple que d’envoyer un bulletin de paie électronique par email. Un email ne coûte rien, et l’économie est immédiate et tellement facile à calculer !Croyez-vous vraiment que cela soit si simple ? Le législateur veille Dans le cadre de la loi Travail, pour encadrer au maximum les pratiques des entreprises et éviter les dérives qui pourraient être préjudiciables pour les salariés et leurs droits, le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du Compte Personnel d’Activité CPA apporte des précisions de mise en œuvre fondamentales. Origine de l’expéditeur garantie L’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité » code du travail — Article L3243-2 En pratique, pour être considéré comme un original » électronique, l’employeur doit garantir au salarié, de façon visible, qu’il est bien l’expéditeur du bulletin de paie électronique, et que celui-ci ne peut être ? En signant électroniquement le bulletin de paie au format réception du document PDF, le salarié peut voir, dans son outil de visualisation des PDF, une information relative à la signature rattachée au bulletin de celui-ci est modifié, alors cette signature disparaît. Le bulletin de paie électronique n’est alors plus recevable comme original ». Garantie de conservation Art. D. 3243-8. — L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique • soit pendant une durée de cinquante ans ;• soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 NDLR âge légal de la retraite, augmenté de six ans. » Là, ça se complique pour les entreprises qui souhaitent envoyer leurs bulletins de paie électroniques par email… Car en choisissant de dématérialiser les bulletins de paie, quel que soit le mode de remise choisi, l’entreprise s’engage à assurer la conservation du bulletin jusqu’à 50 ans, contre 5 ans aujourd’hui dans le cadre du bulletin papier. Lien avec le Compte personnel d’activité Art. R. service en ligne associé au compte personnel d’activité, mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6, permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. » Les bulletins de paie électroniques par email doivent donc non seulement être conservé jusqu’à 50 ans, mais ils doivent être conservé dans un espace de stockage permettant de créer des liens de consultation sur le Compte Personnel d’Activité de chaque salarié, et ce quel que soit le type ou la durée des contrats de travail. Est-ce une vraie économie ? Effectivement, envoyer vos bulletins de paie électroniques par email ne coûte rien ou presque. C’est sans compter sur les nombreux frais cachés induits par la législation. Frais cachés de conservation garantie 50 ans Qui peut dire où sera le salarié dans 50 ans ! Pour garantir la conservation des bulletins de paie pendant 50 ans, les entreprises seront dans l’obligation de choisir un prestataire externe d’archivage sécurisé et à valeur probante, en espérant que ce dernier soit toujours là dans 50 ans !Les prestataires en capacité d’assurer cette garantie de conservation sur une si longue période sont peu nombreux, et cet archivage sur une si longue période à un coût certain. Signature électronique Il existe plusieurs niveaux de signature électronique. La dématérialisation des bulletins de paie entraîne des exigences bien supérieures à ce que nous attendions du pour cette raison que bien souvent, une signature électronique par cachet serveur mutualisé peut être suffisante. Ici aussi, comme toute solution de certification, les coûts peuvent être très variables selon le type de garantie demandé ! Une addition qui peut être plus salée qu’on ne croit Effectivement, envoyer vos bulletins de paie électroniques par email ne coûte rien ou presque. Mais il est important de prendre du recul sur les obligations annexes, et de faire la simple addition de ce que vous coûte réellement votre bulletin de paie électronique envoyé par coût final peut s’avérer important, aussi important que d’autres solutions de remise des bulletins tels que le coffre-fort électronique ou l’envoi par courrier… la gestion administrative en plus !Vous souhaitez passer au bulletin de paie électronique ? C’est une excellente idée ! Vous souhaitez faire des économies ? C’est bien souvent le premier but recherché… Mais prenez soin d’étudier toutes les options de diffusion des bulletins à votre disposition pour faire le choix qui correspond le mieux à vos besoins, à vos contraintes, à la culture de votre entreprise et à votre budget !Les économies, même si elles ne sont pas aussi importantes que ce que vous aviez pu imaginer, restent toutefois, à terme, de belles économies financières, mais aussi de temps, d’administration…Elles vous permettent de faire entrer votre entreprise dans l’ère du digital, dès aujourd’hui ! Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos bulletins de paie ? Parlons-en| Зո χа стቼνεхоቭи | Δոйማፈጋдըгኞ ηωц եγо | Чυካሜкр φуւէ ощιциснዞ | Աсти ጨթ ечυбυмևπем |
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Lidentification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l'analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation (par exemple, l'article L3243-4 du Code du travail impose à l'employeur de conserver un double